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Como revisar una cotización

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¿Qué es una cotización?

El término cotizar proviene del latín quotus, que significa cuánto. Una cotización se refiere a un presupuesto del producto a comprar o importar. Determina el valor “inicial” informativo de un bien o Servicio.

¿Qué debe contenedor una cotización?

Elementos de la Cotización:

  • Logo, nombre, TAX ID (RFC, Número fiscal, etc) y dirección de la empresa que hace la oferta.

  • Datos de contacto (Nombre, teléfono, email).

  • Fecha de expedición de la cotización.

  • Nombre de la persona a quién va dirigida.

  • INCOTERM + Lugar de entrega

  • El producto, bien o servicio de interés.

  • Referencia del producto o modelo del vendedor (número de identificación del vendedor).

  • Descripción del producto o del servicio.

  • Cantidad cotizada (número de piezas, cantidad de producto o servicio)

  • Precio por unidad

  • Importe en la Moneda pactada (habitualmente se utiliza el USD para transacciones internacionales aunque puede ser cualquier moneda).

  • Presentación del producto (tamaño, capacidad)

  • Vigencia de la oferta

  • Tiempo de entrega o disponibilidad del producto o servicio

  • Términos de pago (Contado, anticipo, crédito, etc.)

  • Notas adicionales (garantías, empaque, embalaje, condiciones de envío, etc.)

Como comprador o importador debes tener muy clara cada parte de una cotización ya que hay información sensible a partir de la cual se detonarán decisiones para el seguimiento del proceso, pero sobre todo se generarán costos posteriores.

 

A partir de una cotización es que se puede empezar el proceso de negociación. Puedes negociar cada una de las partes a partir del punto número 5. Dependiendo de tu presupuesto puedes ser flexible en la presentación, el empaque, el tamaño; incluso puedes solicitar cotizaciones adicionales con entrega en diferentes puntos. En otra parte del blog puedes revisar los diferentes términos de compra (INCOTERMS) que existen y te los explico.

INCOTERMS, ¿Qué son?

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Términos de comercio internacional (INCOTERMS)

(INCOTERMS = International commercial terms)

 

 

Son términos, de tres letras cada uno, que reflejan las normas de aceptación entre el vendedor y el comprador de mercancías internacionales acerca de las condiciones de entrega de las mercancías, aceptadas por gobiernos, empresarios y profesionales en todo el mundo para la interpretación de los términos más comunes utilizados en el Comercio Internacional. Son el lenguaje común del comercio internacional.

 

 

 

En resumen, los incoterms definen:

  • En qué momento y lugar se produce la transferencia de riesgos sobre la mercancía, del vendedor al comprador = Quien es responsable de que

  • El punto de recolección de la mercancía = Dónde se entrega o recoge

  • Reparto costos de exportación e importación, gastos y riesgos = Quien paga que

  • Quien se encarga del despacho de aduana o trámites aduaneros y los costos arancelarios= Quien hace que

 

 

Es indispensable que después del INCOTERM se mencione el lugar de entrega.

Conoce los 11 INCOTERMS

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Al realizar una compra una de las cosas más importantes a considerar es el término con el cual el vendedor o exportador esta realizando la cotización, es decir el INCOTERM.

¿Cómo saber si un precio es bueno o malo, caro o barato?  Lo podrás comprender con esta lectura.

Elegir la mejor opción se convertirá en una tarea más sencilla siempre y cuando conozcas las bases para que tomes la mejor desición.

Para comprender mejor los términos de una cotización estudiaremos los INCOTERMS en 4 grupos:

Grupo E 

Entrega directa a la salida

Grupo F 

Entrega indirecta, sin pago del transporte internacional

Grupo C 

Entrega indirecta, con pago del transporte internacional

Grupo D

Entrega directa en la llegada

 

EXW (Ex-Works) + (lugar) → 

en fábrica (lugar convenido):

 

Significa que el vendedor o exportador pone las mercancías a disposición del comprador o importador en sus propias instalaciones: fábrica, almacén, etc. A partir de la entrega del fabricante, el responsable de esa mercancía y todas las gestiones necesarias recaen en el comprador. El vendedor sólo será responsable del embalaje y documentación.

El comprador paga todos los costos posteriores. Es el precio de compra más “barato” que se puede obtener ya que el vendedor no agrega costos adicionales de envío, estos corren a cuenta del comprador hasta su destino.

Grupo F – Entrega indirecta, sin pago del transporte internacional

Términos en F: FCA, FAS y FOB

El vendedor o exportador se encarga de entregar la mercancía al transporte elegido y pagado por el comprador o importador. Esto es, el transporte internacional lo paga el comprador no el vendedor.

Cualquiera de estos términos agregará costos importantes para el comprador ya que se refiere al transporte principal y gastos en destino.

FCA (Free Carrier) + (lugar) → Libre transportista (lugar convenido)

El vendedor se compromete a entregar la mercancía en un punto acordado dentro del país de origen al transporte designado por el comprador (patio, bodega, estación, etc.). El vendedor se hace cargo de los costos hasta que la mercancía está situada en ese punto convenido.

El comprador paga todos los costos posteriores incluidas las maniobras de carga en origen, flete principal, seguro y gastos en destino.

El FCA puede utilizar con cualquier tipo de transporte: transporte aéreo, ferroviario, por carretera y marítimo.

FAS (Free alongside ship) + (puerto de carga) → Libre al costado del buque (puerto de carga convenido)

El vendedor entrega la mercancía en el puerto de carga convenido; esto es, al lado del barco. Es responsable de las gestiones y costos de la aduana de exportación.

El comprador paga todos los costos posteriores incluidas las maniobras de carga en origen, flete internacional, seguro y gastos en destino.

FAS es usado para mercancía de carga a granel o voluminosa porque se depositan en terminales especializadas, que están situadas en el muelle. Solo se usa para transporte en barco.

FOB (Free on board) +  (puerto de carga) → Libre a bordo (puerto de carga convenido)

El vendedor entrega la mercancía sobre el buque y cubre todos los costos generados en origen hasta ese punto incluyendo las maniobras de carga.

El comprador se hace cargo de designar, reservar y pagar el transporte principal (buque), paga todos los costos posteriores incluidas el flete principal, seguro y gastos en destino.

FOB es exclusivo para transporte en barco.

Grupo C – Entrega indirecta, con pago del transporte internacional

Términos en C: CFR, CIF, CPT y CIP

El vendedor contrata y paga el transporte, si se incluye la letra I=insurance o seguro, el vendedor debe asumir el riesgo de pérdida o daño de la mercancía o de costos adicionales hasta su llegada al punto acordado; si No incluye la I= Insurance o seguro el comprador debe definir si contrata seguro por su cuenta. 

En estos incoterms, el transporte internacional lo paga el vendedor no el comprador.

CFR (Cost and freight) + (puerto en destino) → costo y flete (puerto de destino convenido)

El vendedor se hace cargo de todos los costos hasta que la mercancía llegue al puerto de destino.

El comprador es responsable desde el momento que la mercancía se encuentra cargada en el buque, en el país de origen. Debe pagar el seguro y los gastos en destino.

CFR sólo se utiliza para transporte en barco.

CIF (Cost, insurance and freight) + (puerto en destino) → Costo, seguro y flete (puerto de destino convenido)

El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluidos el transporte internacional y el seguro, hasta que la mercancía llegue al puerto de destino. 

El comprador es responsable desde el momento que la mercancía se encuentra cargada en el buque, en el país de origen. Debe pagar los gastos en destino.

CIF es exclusivo del medio marítimo.

CPT (Carriage paid to) + (lugar en destino) → Transporte pagado hasta (lugar de destino convenido)

El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluido el transporte internacional, hasta que la mercancía llegue al punto convenido ya sea en el país de origen o destino.

Aunque el vendedor paga el transporte internacional el comprador es responsable desde el momento de la entrega de la mercancía al primer transportista en el país de origen, aunque se contraten varios transportes en el camino.

El comprador paga todos los costos desde el lugar convenido hasta su destino final.

La regla Incoterms CPT se puede utilizar con cualquier modo de transporte incluso si se utilizan diferentes tipos de transporte para llegar a destino.

Como en todos los otros términos se debe mencionar el lugar destino.

CIP (Carriage and insurance paid) to + (lugar en destino) → Transporte y seguro pagados hasta (lugar de destino convenido)

El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluidos el transporte internacional y el seguro, hasta que la mercancía llegue al punto convenido en el país de destino. Aunque el seguro lo contrata el vendedor, el beneficiario es el comprador.

El comprador paga todos los costos desde el lugar convenido hasta su destino final.

La regla Incoterms CIP se puede utilizar con cualquier modo de transporte o con una combinación de ellos.

Grupo D: Entrega directa en la llegada

Términos en C: DPU, DAP y DDP

El vendedor soporta todos los gastos y riesgos necesarios para llevar la mercancía al país de destino.

DAP es una regla Incoterms «flexible» y se puede usar en cualquier medio de transporte y en la combinación de todos ellos.

DPU (Delivered at Place and Unloaded) (lugar) → Entregado en lugar y descargado (lugar).

El vendedor entrega la mercancía en el lugar designado por el comprador, con descarga incluida. Puede ser descarga en puerto o en un lugar de destino y cubre los gastos.

El comprador deberá hacerse cargo del despacho de importación y todos los gastos incurridos por él.

La regla Incoterms DPU se puede utilizar con cualquier tipo de transporte: marítimo, terrestre, aéreo u otro.

DAP (Delivered At Place) + (nombrar lugar destino) → Entregado en un punto (lugar de destino convenido)

El vendedor se hace cargo de todos los costos, incluidos el transporte internacional y el seguro (que no es obligatorio), hasta que la mercancía se ponga a disposición del comprador en un vehículo listo para ser descargado. 

También asume los riesgos hasta ese momento. 

El despacho de importación es asumido por el comprador.

DDP (Delivered Duty Paid) + (nombrar lugar destino) → Entregado con derechos pagados (lugar de destino convenido).

El vendedor paga todos los gastos hasta dejar la mercancía en el punto convenido en el país de destino.

El comprador no realiza ningún tipo de trámite. Los gastos de aduana de origen y destino (exportación e importación) son asumidos por el vendedor.

La regla Incoterms DDP se puede utilizar con cualquier tipo de transporte.

INCOTERMS, ¿Qué regulan?

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QUE SI REGULAN

  • Condiciones de entrega de la mercancía

  • Distribución de riesgos

  • Distribución de costos

  • Distribución de documentos

 

QUE NO REGULAN

  • Formas de pago y precios

  • Transmisión de la propiedad de la mercancía

  • Consecuencias de incumplimientos del contrato

A continuación, encontrarás una tabla resumen en donde podrás localizar los incoterms que hemos revisado y en cada caso los costos y riesgos imputables al vendedor o al comprador.

V = Vendedor
C=Comprador

HS-CODE del proveedor

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HS-CODE = Harmonize code = Código armonizado=Fracción arancelaria

HS-CODE =
Harmonize code =
Código armonizado=
Fracción arancelaria

HS-Code - Código arancelario

El código armonizado es una nomenclatura internacional establecida por la Organización Mundial de aduanas, basada en una clasificación de las mercancías conforme a un sistema de códigos de 6 dígitos aceptado por todos los países participantes. Esta clasificación es de suma importancia ya que sirve para identificar impuestos y requisitos de importación aplicables a cada producto.

Cada país puede añadir más dígitos después de esos 6 en función de sus necesidades tributarias, estadísticas o regulatorias. Por ejemplo, en algunos países como México y Sudamérica consta de 8 dígitos mientras que Canadá Estados Unidos tienen 10.

Es obligación del vendedor o exportador proporcionarte al menos los primeros 6 dígitos de esta clasificación. No dudes en pedirlo será de mucha ayuda para el proceso de importación.

Los 5 elementos de una ficha técnica

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¿Qué es una ficha técnica?

Es un documento que contiene las características de un objeto, material, proceso o programa de manera detallada. El contenido varía dependiendo del producto, pero en general suele contener datos como nombre, características físicas, modo de uso o elaboración, propiedades distintivas y especificaciones técnicas.

 

 

 A continuación, describiremos algunas de las principales características que debes solicitar al vendedor, entre mejor definido esté el producto más fácil será su clasificación respecto a temas aduanales.

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Material

Se refiere al material de elaboración o manufactura de la que está hecha una cosa. Esta característica está directamente relacionada al costo del producto ya que la fabricación de éste tendría un costo diferente si es producido con plástico, metal, madera o cualquier otro material.

Es muy importante definir el material exacto que se utilizó para la producción, este material puede variar incluso dependiendo de lote de fabricación.

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% de composición

El porcentaje de composición de materiales de cualquier producto es sumamente importante en toda parte del proceso de adquisición. Se debe determinar el porcentaje del material del que está construido ya sea que se encuentre realizado por un solo material o por una combinación de varios en cuyo caso el porcentaje debe plasmarse de mayor a menor respecto al material que más predomine y que menos contenga.

Esta información detona que se realice una correcta clasificación del producto.

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Características técnicas

En este apartado el vendedor puede dar información tan amplia como su secreto de fabricación lo permita sin evidenciar información que resulte en exhibir datos confidenciales. Regularmente no se otorgan formulas, procedimientos, instructivos de fabricación, etc.

Se refiere a características generales del producto que No tienen que ver con su composición, uso o cuidados.

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Uso sugerido o cuidados que se requieren

Se refiere a las sugerencias de uso del fabricante o a los cuidados que requiere el producto, tiene que ver con la garantía que extiende el fabricante ya que si no se le da buen uso puede perder la validez. Estos usos o cuidados pueden ser tan diferentes como productos existen, es un traje hecho a la medida de cada artículo.

Es importante que el comprador comunique el uso que se le quiere dar a la mercancía ya que el fabricante con su experiencia puede recomendar los productos adecuados respecto a material, capacidad, apariencia, etcétera.

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Características de traslado (presentación y empaque)

La presentación del material es crucial para determinar no solo el costo (a mayor volumen menor costo y viceversa) sino las condiciones para el embarque. En la ficha técnica se muestran las diversas presentaciones que ofrece el fabricante para que se elija la que mejor empate con las necesidades del comprador o importador.

El vendedor debe informar claramente cuáles son las características de traslado del material, esta información sirve para resguardar el producto en todo el proceso desde que sale de la planta del vendedor hasta que llega al destino final. 

Desde aquí se pueden considerar las características del empaque, nuevamente podemos acudir a la experiencia del vendedor quién en la mayoría de las veces ha tenido envíos previos.

 

Los 7 participantes del comercio mundial para importar y exportar

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Existen 7 participantes básicos en el comercio internacional, tu podrías ser uno de ellos si te interesa comprar o vender en el extranjero: 

  1. Vendedor (proveedor)

  2. Transporte local

  3. Transporte internacional

  4. Autoridad aduanera

  5. Agente aduanal

  6. Aseguradora

  7. Comprador (cliente)

Hacer una importación es un proceso en el cual intervienen varios participantes, puede ser más o menos largo dependiendo de las variables que se utilicen, una de estas variables es el medio de transporte. Se acorta si el transporte es aéreo y se alarga si es marítimo.

 

Para explicar las partes que intervienen en el proceso de importación vamos a considerar a cada uno de los elementos del proceso como un eslabón que compone una gran cadena, cada eslabón debe estar preparado para soportar la fuerza de la cadena y que ésta no se rompa ya que si eso sucede se generarán costos innecesarios. 

Todo proceso de importación, no importa el origen o el destino, inicia con la selección de un producto, este a su vez requiere un fabricante. Podría ser que decidas comprarle directamente al fabricante o a un revendedor (broker).

El primer eslabón es el responsable de la fabricación o vendedor quien debe tener el producto listo en el tiempo que prometió, de realizar el empaque adecuado para que el producto llegue en buenas condiciones a su destino final y se proteja durante todo el trayecto, debe proporcionar toda la información necesaria para facilitar el proceso de adquisición, enviar el producto y realizar los trámites de aduana de salida de su país de origen.

El segundo eslabón es el transporte que recolecta en el punto de acuerdo con el vendedor, dependiendo al proveedor que se contrate para realizar este servicio es la responsabilidad que tendrá dentro de la cadena. Este eslabón es el encargado de transportar los bienes desde la planta del proveedor hasta La aduana de Salida del país de origen.

El tercer eslabón es el agente aduanal qué hará el trámite para que el producto pueda salir legalmente del país del vendedor, es responsable de realizar los trámites que se requieran para que la mercancía presentada físicamente ante la autoridad lleve los documentos adecuados que permitan su salida.

El cuarto eslabón es la compañía de transporte que transportará la mercancía desde la aduana de origen hasta la aduana destino, dependiendo el medio de transporte es el tiempo que tomará la llegada del producto a su destino los ejemplos más comunes de transportación son el aéreo, el marítimo y el terrestre.

El quinto eslabón es el agente aduanal que hará el trámite para que el producto pueda entrar legalmente al país del comprador, es el responsable de realizar los trámites que se requieran para que la mercancía presentada físicamente ante la aduana de destino lleve los documentos adecuados para que permitan su ingreso, esta última responsabilidad se comparte con el vendedor o dueño de la mercancía quién es responsable de que todos los requisitos que requiera la mercancía para su ingreso sean cubiertos.

El sexto eslabón es la compañía de transporte que entrega en el punto acordado con el comprador, es el responsable de llevar la mercancía desde la aduana de destino hasta las instalaciones del comprador o dirección de entrega.

El séptimo eslabón es el comprador o cliente que recibe el producto. Es el responsable de realizar el pago en el tiempo y la forma acordados con el vendedor, descargar y validar que el producto recibido cumpla con las características acordadas, realizar los trámites de aduana de entrada de su país destino.

Te dejo el siguiente video para que te ayude a visualizarlo de una forma más gráfica.