Como revisar una cotización

¿Qué es una cotización?

El término cotizar proviene del latín quotus, que significa cuánto. Una cotización se refiere a un presupuesto del producto a comprar o importar. Determina el valor “inicial” informativo de un bien o Servicio.

¿Qué debe contenedor una cotización?

Elementos de la Cotización:

  • Logo, nombre, TAX ID (RFC, Número fiscal, etc) y dirección de la empresa que hace la oferta.

  • Datos de contacto (Nombre, teléfono, email).

  • Fecha de expedición de la cotización.

  • Nombre de la persona a quién va dirigida.

  • INCOTERM + Lugar de entrega

  • El producto, bien o servicio de interés.

  • Referencia del producto o modelo del vendedor (número de identificación del vendedor).

  • Descripción del producto o del servicio.

  • Cantidad cotizada (número de piezas, cantidad de producto o servicio)

  • Precio por unidad

  • Importe en la Moneda pactada (habitualmente se utiliza el USD para transacciones internacionales aunque puede ser cualquier moneda).

  • Presentación del producto (tamaño, capacidad)

  • Vigencia de la oferta

  • Tiempo de entrega o disponibilidad del producto o servicio

  • Términos de pago (Contado, anticipo, crédito, etc.)

  • Notas adicionales (garantías, empaque, embalaje, condiciones de envío, etc.)

Como comprador o importador debes tener muy clara cada parte de una cotización ya que hay información sensible a partir de la cual se detonarán decisiones para el seguimiento del proceso, pero sobre todo se generarán costos posteriores.

 

A partir de una cotización es que se puede empezar el proceso de negociación. Puedes negociar cada una de las partes a partir del punto número 5. Dependiendo de tu presupuesto puedes ser flexible en la presentación, el empaque, el tamaño; incluso puedes solicitar cotizaciones adicionales con entrega en diferentes puntos. En otra parte del blog puedes revisar los diferentes términos de compra (INCOTERMS) que existen y te los explico.

Los 5 elementos de una ficha técnica

¿Qué es una ficha técnica?

Es un documento que contiene las características de un objeto, material, proceso o programa de manera detallada. El contenido varía dependiendo del producto, pero en general suele contener datos como nombre, características físicas, modo de uso o elaboración, propiedades distintivas y especificaciones técnicas.

 

 

 A continuación, describiremos algunas de las principales características que debes solicitar al vendedor, entre mejor definido esté el producto más fácil será su clasificación respecto a temas aduanales.

felt, material, texture-4007361.jpg

Material

Se refiere al material de elaboración o manufactura de la que está hecha una cosa. Esta característica está directamente relacionada al costo del producto ya que la fabricación de éste tendría un costo diferente si es producido con plástico, metal, madera o cualquier otro material.

Es muy importante definir el material exacto que se utilizó para la producción, este material puede variar incluso dependiendo de lote de fabricación.

percent, discount, issuing statistics-2542458.jpg

% de composición

El porcentaje de composición de materiales de cualquier producto es sumamente importante en toda parte del proceso de adquisición. Se debe determinar el porcentaje del material del que está construido ya sea que se encuentre realizado por un solo material o por una combinación de varios en cuyo caso el porcentaje debe plasmarse de mayor a menor respecto al material que más predomine y que menos contenga.

Esta información detona que se realice una correcta clasificación del producto.

information sign, goal, signpost-7471622.jpg

Características técnicas

En este apartado el vendedor puede dar información tan amplia como su secreto de fabricación lo permita sin evidenciar información que resulte en exhibir datos confidenciales. Regularmente no se otorgan formulas, procedimientos, instructivos de fabricación, etc.

Se refiere a características generales del producto que No tienen que ver con su composición, uso o cuidados.

flat, design, symbol-2126885.jpg

Uso sugerido o cuidados que se requieren

Se refiere a las sugerencias de uso del fabricante o a los cuidados que requiere el producto, tiene que ver con la garantía que extiende el fabricante ya que si no se le da buen uso puede perder la validez. Estos usos o cuidados pueden ser tan diferentes como productos existen, es un traje hecho a la medida de cada artículo.

Es importante que el comprador comunique el uso que se le quiere dar a la mercancía ya que el fabricante con su experiencia puede recomendar los productos adecuados respecto a material, capacidad, apariencia, etcétera.

package, shipment, parcel-1512783.jpg

Características de traslado (presentación y empaque)

La presentación del material es crucial para determinar no solo el costo (a mayor volumen menor costo y viceversa) sino las condiciones para el embarque. En la ficha técnica se muestran las diversas presentaciones que ofrece el fabricante para que se elija la que mejor empate con las necesidades del comprador o importador.

El vendedor debe informar claramente cuáles son las características de traslado del material, esta información sirve para resguardar el producto en todo el proceso desde que sale de la planta del vendedor hasta que llega al destino final. 

Desde aquí se pueden considerar las características del empaque, nuevamente podemos acudir a la experiencia del vendedor quién en la mayoría de las veces ha tenido envíos previos.

 

Los 7 participantes del comercio mundial para importar y exportar

Existen 7 participantes básicos en el comercio internacional, tu podrías ser uno de ellos si te interesa comprar o vender en el extranjero: 

  1. Vendedor (proveedor)

  2. Transporte local

  3. Transporte internacional

  4. Autoridad aduanera

  5. Agente aduanal

  6. Aseguradora

  7. Comprador (cliente)

Hacer una importación es un proceso en el cual intervienen varios participantes, puede ser más o menos largo dependiendo de las variables que se utilicen, una de estas variables es el medio de transporte. Se acorta si el transporte es aéreo y se alarga si es marítimo.

 

Para explicar las partes que intervienen en el proceso de importación vamos a considerar a cada uno de los elementos del proceso como un eslabón que compone una gran cadena, cada eslabón debe estar preparado para soportar la fuerza de la cadena y que ésta no se rompa ya que si eso sucede se generarán costos innecesarios. 

Todo proceso de importación, no importa el origen o el destino, inicia con la selección de un producto, este a su vez requiere un fabricante. Podría ser que decidas comprarle directamente al fabricante o a un revendedor (broker).

El primer eslabón es el responsable de la fabricación o vendedor quien debe tener el producto listo en el tiempo que prometió, de realizar el empaque adecuado para que el producto llegue en buenas condiciones a su destino final y se proteja durante todo el trayecto, debe proporcionar toda la información necesaria para facilitar el proceso de adquisición, enviar el producto y realizar los trámites de aduana de salida de su país de origen.

El segundo eslabón es el transporte que recolecta en el punto de acuerdo con el vendedor, dependiendo al proveedor que se contrate para realizar este servicio es la responsabilidad que tendrá dentro de la cadena. Este eslabón es el encargado de transportar los bienes desde la planta del proveedor hasta La aduana de Salida del país de origen.

El tercer eslabón es el agente aduanal qué hará el trámite para que el producto pueda salir legalmente del país del vendedor, es responsable de realizar los trámites que se requieran para que la mercancía presentada físicamente ante la autoridad lleve los documentos adecuados que permitan su salida.

El cuarto eslabón es la compañía de transporte que transportará la mercancía desde la aduana de origen hasta la aduana destino, dependiendo el medio de transporte es el tiempo que tomará la llegada del producto a su destino los ejemplos más comunes de transportación son el aéreo, el marítimo y el terrestre.

El quinto eslabón es el agente aduanal que hará el trámite para que el producto pueda entrar legalmente al país del comprador, es el responsable de realizar los trámites que se requieran para que la mercancía presentada físicamente ante la aduana de destino lleve los documentos adecuados para que permitan su ingreso, esta última responsabilidad se comparte con el vendedor o dueño de la mercancía quién es responsable de que todos los requisitos que requiera la mercancía para su ingreso sean cubiertos.

El sexto eslabón es la compañía de transporte que entrega en el punto acordado con el comprador, es el responsable de llevar la mercancía desde la aduana de destino hasta las instalaciones del comprador o dirección de entrega.

El séptimo eslabón es el comprador o cliente que recibe el producto. Es el responsable de realizar el pago en el tiempo y la forma acordados con el vendedor, descargar y validar que el producto recibido cumpla con las características acordadas, realizar los trámites de aduana de entrada de su país destino.

Te dejo el siguiente video para que te ayude a visualizarlo de una forma más gráfica.